Privacyverklaring

Wie zijn wij?

Veldwissel is een dienst van Hyn, de eenmanszaak van Daniël Klabbers (KvK 64282961). Hyn is verantwoordelijk voor de gegevens in Veldwissel. In de wet heet dat de verwerkingsverantwoordelijke.

Welke gegevens bewaren we?

We bewaren alleen wat de app nodig heeft:

• Je account (trainers en staf): je naam, je e-mailadres en je wachtwoord. Je wachtwoord slaan we versleuteld op, zodat niemand het kan lezen. Wij ook niet. We onthouden ook wanneer je voor het laatst actief was, zodat we accounts die niemand meer gebruikt, kunnen wissen.
• Je team: teamnaam, club, seizoen, het adres van het thuisveld als je dat invult, en wie er tot de staf hoort.
• Uitnodigingen voor de staf: het e-mailadres dat een trainer invult, de rol en wie uitnodigde. Dat kan het adres zijn van iemand die nog geen account heeft.
• Spelers: naam, rugnummer, posities en of iemand gastspeler is. Spelers hebben geen account.
• Wedstrijden: tegenstander, datum, tijd en adres, en per speler de beschikbaarheid, opstelling, wissels, doelpunten, assists en speeltijd. Bij de beschikbaarheid onthouden we of ouders of spelers die zelf via hun link doorgaven.
• Trainingen, als je team die bijhoudt: de vaste trainingstijden, elke training met tijd, plek en of hij doorgaat, en per speler of die komt, op welke dagen die vast komt en in welke periodes die weg is. Bij een afmelding of een periode weg bewaren we geen reden. We houden niet bij wie er echt was.
• Taken, als je team die gebruikt: welke taken er zijn, wie welke taak heeft opgepakt, wat ouders erbij schrijven over wie het doet, en wanneer iemand zich aan- of afmeldde. Vraagt het team ouders persoonlijk om hulp, dan ook of de staf een gezin heeft vrijgesteld. Een reden bewaren we daar niet bij.
• Oefeningen, als je die tekent: de tekening, de teksten, bij welke teams ze passen, wie ze mag zien, welke oefeningen je als favoriet bewaart en welke in het programma van een training staan.
• Koppelingen met AI-assistenten, als je die gebruikt: welke app je hebt gekoppeld en sinds wanneer, en een logboek van wat een assistent voor een team deed.
• Technische gegevens: een cookie om je ingelogd te houden, serverlogs (zoals IP-adres en tijdstip) om storingen en misbruik te kunnen opsporen, en technische meldingen over fouten en trage pagina's. In die meldingen staat waar in de software het misging en hoe lang iets duurde. Namen, e-mailadressen en de links naar openbare pagina's en taken zetten we er niet in.

Gegevens van kinderen

De meeste spelers zijn kinderen. Daarom gaan we extra zuinig met hun gegevens om. We vragen geen geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mailadres of foto van spelers. Een voornaam met eventueel de eerste letter van de achternaam is genoeg.

De trainer voert de spelers in. Als trainer zorg je dat dit mag: vertel ouders dat je Veldwissel gebruikt, en volg de afspraken van je club. Ouders kunnen ons altijd zelf vragen om de gegevens van hun kind in te zien of te verwijderen.

Als trainer of teammanager kun je de gegevens van je team downloaden als Excel of PDF. Dat bestand staat daarna bij jou en valt onder jouw verantwoordelijkheid, dus bewaar het zorgvuldig en deel het alleen met wie het nodig heeft.

Openbare wedstrijdpagina

Een trainer kan voor een wedstrijd een openbare pagina aanzetten, zodat ouders zonder account kunnen meekijken. Dat staat standaard uit. Wie de link heeft, ziet de teamnaam, de tegenstander, de datum, de tijd en het adres, de weersverwachting, de stand en de klok, de opstelling, en het verloop: wie scoorde en wie een kaart of tijdstraf kreeg.

Spelers staan op die pagina alleen met hun initialen, nooit met hun naam. Speelminuten staan er niet op. Wie er in het veld staat en wie op de bank zit, zie je wel. De link bevat een lange willekeurige code, en zoekmachines nemen de pagina niet op. Zet de trainer de pagina uit, dan werkt de link niet meer.

Rond de wedstrijd kunnen kijkers met een emoji reageren. We tellen alleen hoeveel reacties er zijn en hoeveel mensen er op dat moment meekijken, en bewaren niet wie dat zijn.

Gebruikt het team taken, dan staat op die pagina ook welke taken voor de wedstrijd nog openstaan, met hoeveel mensen er al zijn. Namen staan daar niet bij.

Deel je de link in een chat, dan laat de chat-app een voorbeeld zien. Dat is een plaatje met de teamnamen, de datum en tijd, de plek, de weersverwachting, de stand en de taken die nog openstaan, zoals het op het moment van delen was. Spelers staan er niet op. Het voorbeeld blijft in de chat staan, ook als de trainer de pagina later uitzet.

Terugblik op een periode of seizoen

Na een periode of seizoen zet Veldwissel een terugblik voor het hele team klaar. Eerst ziet alleen de trainer die. Ouders zien hem pas als de trainer hem deelt: dan staat hij bovenaan hun link, en de trainer kan een eigen link naar de terugblik in de groepsapp zetten.

In de terugblik staan cijfers over het team: het aantal wedstrijden, doelpunten, gespeelde minuten, wissels en trainingen, hoe vaak het team de nul hield, het aantal aanmoedigingen, bijzonder weer en hoeveel gezinnen meehielpen. Spelers die scoorden of op doel stonden, staan er alleen met hun initialen in, zonder aantal per speler. Volledige namen, speelminuten, kaarten en wie niet meehielp, komen er nooit in.

De link bevat een lange willekeurige code, en zoekmachines nemen de pagina niet op. Stopt de trainer met delen of maakt die een nieuwe link, dan werkt de oude link niet meer. Deel je de link in een chat, dan laat de chat-app een plaatje zien met de teamnaam en drie regels uit de terugblik. Spelers staan daar niet op.

Link voor ouders en spelers

Een trainer kan taken aanzetten voor het team, zoals rijden of ranja, ouders en spelers zelf laten doorgeven of ze bij een wedstrijd kunnen, en de trainingen bijhouden. Dat gaat via een link, zonder account: één link voor het hele team, of een eigen link per speler. Alle drie staan standaard uit.

Op die pagina staan spelers met hun voornaam en de eerste letter van hun achternaam, zodat ouders hun eigen kind herkennen. Iedereen met de link ziet wie welke taak heeft opgepakt en wat er over wie het doet bij staat. Hoe vaak elk gezin al hielp, staat er alleen op als de trainer dat aanzet. Wie een keer niet kwam, ziet alleen de staf.

Bij de wedstrijden ziet iedereen alleen het eigen antwoord, en per wedstrijd hoeveel spelers kunnen, misschien kunnen of niet kunnen. Wie dat zijn, ziet alleen de staf.

Bij trainingen werkt het net zo: iedereen ziet het eigen antwoord en per training hoeveel spelers komen. Ouders kunnen er vaste trainingsdagen kiezen, en een periode doorgeven waarin hun kind er niet is, zoals een vakantie. Die periode geldt ook voor de wedstrijden. Een reden vragen we niet.

Via de link kun je de wedstrijden en trainingen ook in je eigen agenda zetten. Daarin staan de teams, de datum en tijd en het adres of de plek, en bij een eigen link per speler ook de taken die jullie hebben opgepakt. Namen van spelers staan er niet in. Je agenda haalt ze zelf bij ons op. Gebruik je een agenda van een andere aanbieder, dan krijgt die aanbieder deze gegevens, omdat je daar zelf voor kiest.

Zoekmachines nemen de pagina niet op. De trainer kan altijd een nieuwe link maken. De oude werkt dan niet meer.

Oefeningen

Een oefening die je tekent, is standaard alleen voor jou. Kies je voor openbaar, dan kan iedereen op internet hem bekijken op onze pagina met oefeningen, ook zonder account, en mogen zoekmachines hem opnemen. Kies je voor openbaar met je naam, dan staat de naam van je account erbij. Bij openbaar zonder naam ziet niemand wie hem maakte.

Andere trainers kunnen een openbare oefening als favoriet bewaren, in hun eigen training zetten of er een eigen versie van maken. Op die versie staat de titel van jouw oefening, en je naam als je die liet zien. Maak je een oefening later weer privé, dan verdwijnt hij van de openbare pagina en uit de favorieten van anderen. In hun trainingen blijft alleen de titel staan.

De plaatjes van een oefening maken we op onze eigen server. Terwijl je tekent, bewaart je browser een concept op je eigen apparaat, zodat je verder kunt als je het venster per ongeluk sluit. Dat concept komt pas bij ons als je op Opslaan drukt.

Openbare oefeningen bekijken we af en toe. Staat er iets in dat er niet hoort, dan maken we de oefening privé of verwijderen we hem.

Bericht voor de groepsapp

Een trainer kan per wedstrijd een bericht delen in de groepsapp van het team. Daarin staan de wedstrijd, het adres bij een uitwedstrijd, wie er wel en niet bij is, wie welke taak doet en wat ouders daarbij schreven, en de links voor ouders. Spelers staan er met hun voornaam en de eerste letter van hun achternaam.

Wij versturen dat bericht niet. De trainer kopieert het of opent het vanaf het eigen toestel in een app, en bepaalt zelf waar het terechtkomt. Wat daar gebeurt, valt niet onder onze afspraken.

AI-assistenten

Een trainer kan een AI-assistent, zoals Claude, aan het eigen account koppelen. Dat staat standaard uit. De eigenaar van een team moet het voor dat team aanzetten, en de trainer moet de koppeling zelf goedkeuren. De assistent kan nooit meer dan de trainer zelf.

Wat de assistent opvraagt, gaat naar de aanbieder van die assistent. Dat kunnen de namen, rugnummers en posities van spelers zijn, de wedstrijden, de trainingen met wie er komt, en de taken, met wie ze oppakte en wat erbij staat. De e-mailadressen van andere stafleden en de links naar openbare pagina's en taken geven we niet door. Die aanbieder kiest de trainer zelf. Hij valt niet onder onze afspraken en kan buiten Europa zitten. Als trainer zorg je dat dit mag: vertel ouders dat je een AI-assistent gebruikt, en volg de afspraken van je club.

Elke actie van een assistent komt in een logboek: welke actie, voor welk team, door wie en met welke app. De eigenaar van het team kan dat inzien. In het logboek staat ook wat de assistent bij die actie invulde, bijvoorbeeld de naam van een speler. Verwijder je het team, dan wissen we ook dit logboek. Een koppeling verbreek je bij je instellingen. Dan werkt hij meteen niet meer.

Wij gebruiken zelf geen AI-assistent met de gegevens van teams. Bij het oplossen van fouten kan een AI-assistent wel onze technische meldingen lezen. Daar staan geen gegevens van teams of personen in.

Wat wij zelf kunnen zien

Om je te helpen als je een vraag hebt, zien wij in ons beheer van elk team een overzicht: de teamnaam, club, sport en het seizoen, de instellingen, wie er tot de staf hoort met naam en e-mailadres, openstaande uitnodigingen, de namen van de taken, en hoeveel spelers, wedstrijden en aanmeldingen er zijn. Van een AI-assistent zien we welke actie hij voor het team deed, voor wie en met welke app, maar niet wat de assistent vroeg of verstuurde.

Van een account dat minstens 9 maanden niet actief is, zien we ook wanneer het voor het laatst actief was en wanneer we het wissen.

Bij een openbare oefening zien we van wie hij is, met naam en e-mailadres, zodat we je kunnen bereiken als er iets mee is. Oefeningen die alleen voor jou zijn, zien we niet.

De namen van spelers, de tegenstanders en wat ouders bij een taak schrijven, zien we daar niet.

Waarom gebruiken we deze gegevens?

Om je te laten inloggen, je team en wedstrijden te tonen en de speeltijd uit te rekenen. We gebruiken ze niet voor advertenties en maken geen profielen van je.

Je e-mailadres gebruiken we alleen om je mail te sturen die bij je account hoort: een link om je e-mailadres te bevestigen, of een link om een nieuw wachtwoord in te stellen. Gebruik je je account lang niet, dan krijg je bericht voordat we het wissen en een bevestiging als het is gebeurd. Sta je bij de staf van een team dat daardoor verdwijnt of van eigenaar wisselt, dan mailen we jou daar ook over. In die mail staan de naam van het team en hoeveel spelers, wedstrijden en taken erbij horen. Nodigt een trainer je uit voor de staf van een team, dan mailen we je die uitnodiging, ook als je nog geen account hebt. Daarin staan de naam van het team en wie je uitnodigde. Nieuwsbrieven of reclame sturen we niet.

Voor je account is de grondslag de overeenkomst die je met ons sluit als je een account maakt. Voor team- en spelersgegevens en voor serverlogs is de grondslag ons gerechtvaardigd belang: de wedstrijden van een team bijhouden, en de dienst veilig houden. Dat geldt ook voor het logboek van AI-assistenten: zo kan de eigenaar van een team zien wat er namens wie gebeurde. En voor uitnodigingen: zo kan een team zijn staf erbij halen. Ook bijhouden wanneer je voor het laatst actief was, valt daaronder: zo bewaren we gegevens niet langer dan nodig.

Delen we gegevens?

Nee. We verkopen je gegevens niet en delen ze nooit met andere partijen. Alleen de staf van een team ziet de gegevens van dat team. Zet de trainer een openbare wedstrijdpagina of een link voor ouders en spelers aan, dan ziet iedereen met die link wat daarop staat. Wat de trainer zelf in de groepsapp plakt, ziet die groep. En wij zien een overzicht om je te helpen. Koppelt een trainer een AI-assistent, dan krijgt de aanbieder daarvan wat de assistent opvraagt. Dat lees je hierboven bij AI-assistenten.

Voor de hosting gebruiken we Hetzner Online GmbH. Hetzner bewaart de gegevens op onze servers, maar mag er zelf niets mee doen. Daarover hebben we een verwerkersovereenkomst (een contract over hoe zij met de gegevens omgaan).

Mail van Veldwissel versturen we via Proton AG. Proton krijgt daarvoor je naam, je e-mailadres en de inhoud van de mail, en mag daar zelf niets mee doen. Ook met Proton hebben we een verwerkersovereenkomst. Gaan we een andere dienst gebruiken, dan zetten we die hier.

Om het weer bij een wedstrijd te tonen, zoeken we de plek van het adres op bij PDOK, de adreszoeker van de Nederlandse overheid. PDOK krijgt daarvoor alleen het adres van de wedstrijd of het thuisveld, zonder namen of andere gegevens erbij. De weersverwachting zelf komt van het KNMI. Dat is een bestand voor heel Nederland, dus het KNMI krijgt niets van ons te zien.

Alleen als de wet ons verplicht, bijvoorbeeld na een bevel van een rechter, moeten we gegevens afgeven.

Waar staan de gegevens?

Op servers van Hetzner in Duitsland. Mail gaat via servers van Proton in Zwitserland. Zwitserland hoort niet bij de EU, maar de EU erkent dat de privacywet daar even goed beschermt. Je gegevens blijven dus in Europa, behalve wat een trainer zelf naar een AI-assistent laat gaan of in de groepsapp plakt.

Cookies

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken: een cookie om je ingelogd te houden (veldwissel-session), een beveiligingscookie tegen misbruik van formulieren (XSRF-TOKEN), en als je kiest voor 'onthouden' een cookie om je langer ingelogd te houden. Trackers, advertentiecookies of statistieken van andere bedrijven gebruiken we niet. Daarom zie je bij ons ook geen cookiemelding.

Op de openbare wedstrijdpagina onthoudt je browser welke instellingen je daar hebt gekozen, zoals het geluid. Die keuze blijft op je eigen toestel.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Zolang je account of team in gebruik is. Verwijder je een team, of vraag je ons je account te verwijderen, dan wissen we de gegevens. Uit back-ups zijn ze binnen 30 dagen verdwenen.

Gebruik je je account 12 maanden niet, dan mailen we je, en na 13 maanden nog een keer. Ook gebruik via een AI-assistent telt mee. In die mails staat om welke teams het gaat en hoeveel spelers, wedstrijden en taken we zouden wissen. Log je in of klik je op de knop in de mail, dan blijft alles staan. Doe je niets, dan wissen we na 14 maanden je account, en ook de teams waar geen andere coach meer bij staat. Dat doen we pas als beide mails zijn verstuurd, en daarna krijg je een bevestiging. Is er nog wel een andere coach, dan blijft het team bij die coach. Andere staf van een team dat verdwijnt, krijgt ook bericht. Accounts van beheerders en geblokkeerde accounts vallen hierbuiten. Die bekijken we zelf.

Wissen we je account, dan gaan je oefeningen die alleen voor jou waren mee. Openbare oefeningen blijven staan voor andere trainers, maar zonder je naam en zonder koppeling met jou.

Een account waarvan je het e-mailadres nooit hebt bevestigd en dat niet bij een team hoort, wissen we na 30 dagen.

Een uitnodiging wissen we zodra iemand die accepteert, afwijst of intrekt, en anders na 7 dagen. Wil je dat het eerder weg is, mail ons dan.

Het logboek van AI-assistenten bewaren we 90 dagen. Metingen van trage pagina's bewaren we hooguit twee dagen. Een foutmelding bewaren we tot de fout is opgelost.

Hoe beveiligen we gegevens?

De verbinding is altijd versleuteld (https), en alleen de staf van een team kan bij de gegevens van dat team. Een openbare wedstrijdpagina krijgt de namen van spelers niet mee.

Jouw rechten

Je mag ons altijd vragen om je gegevens in te zien, te verbeteren, te verwijderen of mee te nemen. Je mag ook bezwaar maken tegen het gebruik ervan. Ouders kunnen dit doen voor hun kind. Stuur een mailtje, dan reageren we binnen een maand.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). We horen het natuurlijk liever eerst zelf.

Wijzigingen

Verandert er iets in hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst gebeurde.